¿Cómo dejar de procrastinar y organizar los tiempos? - Parte 1

Posponer tareas o procrastinar, es un tema que aparece frecuentemente en la consulta, es algo que a todas nos ha pasado más de una vez, esa sensación de que hay tantas cosas por hacer y no alcanza el tiempo, además que siempre hay algo mas entretenido para hacer antes o más fácil de resolver, o el abrumarse por ver que hay mucho que hacer, poco tiempo, entonces qué mejor que no hacer nada (como si eso lo fuera a solucionar…). Entonces hoy te queremos dejar ideas clave y algunas herramientas para trabajar este tema.

Para hacer esto, es útil hacer una macro y una microplanificación. La macroplanificación se refiere a una planificación semanal, mensual o anual donde se debe definir el qué, cómo, para qué, cuánto, cuándo y dónde de lo que se tiene que hacer. Y la microplanificación se refiere al día a día: quée es lo que especificamente tengo que hacer, cuáles son los objetivos de hacer esto y queé estrategias me ayudarán a alcanzar los objetivos propuestos.

Una vez hecho esto, debemos identificar las FUGAS DE TIEMPO, esto es en qué se me va el tiempo que no me doy ni cuenta y para esto sirve hacer un registro, por ejemplo, durante 3 dias anotar cada vez que se está “perdiendo tiempo”, registrar qué te pusiste a hacer que te sacó del foco que tenías; de esta forma tendremos una idea de qué es lo que a mi personalmente me hace perder tiempo, por ejemplo, las redes sociales.

Teniendo lo anterior claro, debemos mirar con cuanto tiempo real contamos ya que el día tiene solo 24 horas y aproximadamente 8 de esas horas estamos durmiendo, por lo tanto podríamos contar con 16 horas diaras. Sin embargo, de esas horas, tambien tenemos que dedicar tiempo a alimentación, ejercicio, tiempo en familia, con amigos, pareja y tiempo de ocio, todo tan importante como el trabajo o estudio, por lo tanto debemos considerar todas estas áreas en la organización.

Entonces tenemos definidas las tareas a hacer, el tiempo que necesitamos, el tiempo que contamos y las fugas de tiempo, ahora esto debemos plasmarlo en alguna parte, literalmente escribirlo ya que de esta forma “sale de nuestra cabeza” y lo podemos ver, lo que ayuda a empezar a concretizar. Para esto es muy útil tener un horario, calendario, planner o una agenda, algo que nos facilite el poder plasmar nuestra planificación.

Una vez hecho esto, debemos priorizar. Para esto sirve la matriz de Eisenhower donde hay 2 ejes, uno es el grado de urgencia y el otro es el grado de importancia. Dentro de los ejes, se instalan las tareas a realizar de acuerdo a su urgencia e importancia y asi podemos clasificarlas en tareas a resolver inmediatamente, a postergar, a delegar o a desechar. Entonces lo que no es urgente ni importante se desecha, lo que es muy urgente y muy importante es por donde debemos comenzar; lo que es urgente y poco importante para mi, lo puedo delegar, en este caso, es fundamental definir claramente la tarea y a quién se le va a delegar. Lo que es muy importante y poco urgente, lo puedo postergar, tambien con la tarea bien definida y con una fecha establecida para saber para cuándo lo estoy postergando (esta fecha debe quedar plasmada en mi agenda, planner, calendario ya que si no lo hago, deja de existir y se pierde en los eternos pendientes de mi cabeza).

Dentro de todo esto es fundamental establecer METAS REALISTAS, es decir, actividades o tareas que son realmente posibles de realizar dentro del tiempo que tengo. Muchas veces la dificultad de cumplir la programación se relaciona con establecer metas muy grandes, difíciles de alcanzar, por lo tanto al comenzar y no lograrlo, tendemos a frustrarnos y a abandonar. Al contrario, cuando es una meta más pequeña y la cumplimos, aparece la sensación de autoeficacia, lo que genera mayor motivación y se nos hace más fácil avanzar. Para establecer metas realistas, es útil que la tarea que ya tenemos establecida, la dividamos en pasos y luego cada paso, dividirlo en pasos mas pequeños, por ejemplo, si la tarea es relacionada con el estudio, en vez de decir “voy a estudiar historia”, se divide en partes, puede ser por temas, por cantidad de paginas o por fechas; luego si se eligió por temas, se puede nuevamente hacer metas más pequeñas dentro de cada tema.

Esto es lo primero para comenzar a planificar, y ¿qué pasa cuando, a pesar de la buena planificación, postergamos o caemos en la procrastinación? En el próximo articulo veremos cómo trabajar con la procrastinación.

Antonella Longo M.

Mayo 2022